9 raisons de ne pas utiliser de feuilles de calcul pour la gestion de batteries

Les batteries de secours sont utilisées dans les réseaux de télécommunications, dans les systèmes UPS des centres de données, dans les postes de transformation des compagnies d’électricité et en bordure des voies dans les réseaux ferroviaires.

En fonction de la technologie utilisée, une batterie peut avoir une durée de vie de 5 à 20 ans. À mesure que le réseau évolue, les batteries doivent être remplacées fréquemment, ce qui rend crucial la gestion des données de vos actifs batteries telles que la marque, le modèle, le type de rack, la garantie, la capacité nominale, les spécifications, la date de fabrication et d’installation, l’emplacement dans les bâtiments, les dossiers de maintenance, etc.

Comme vous le savez probablement, dans de nombreuses entreprises, les gestionnaires des actifs électriques utilisent des feuilles de calcul pour gérer leurs actifs. Cela semble logique, car des logiciels comme Excel sont disponibles sur presque tous les ordinateurs, et ceux occupant des postes administratifs y sont souvent très à l’aise. Cependant, les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour la gestion d’actifs, particulièrement dans le cas des batteries de secours qui génèrent une grande quantité de données de maintenance tout au long de leur cycle de vie.

Voici quelques différences entre une feuille de calcul et un logiciel de gestion des actifs de batteries. Si votre organisation éprouve des difficultés à partager et communiquer les données sur les batteries, il est peut-être temps de transférer ces données vers un format propre, traçable et organisé qui vous apportera de nombreux avantages.

Nous avons dressé une liste de 9 raisons de ne pas utiliser de feuilles de calcul pour la gestion des actifs de batteries :

1. Relation parent/enfant des actifs de batteries

Une batterie est un actif particulier à gérer, car elle se compose d’une relation parent/enfant. Une batterie se compose d’un nombre précis de cellules de 2, 6 ou 12 volts, chaque cellule (enfant) étant connectée en série pour former une chaîne de batteries (parent), fournissant la tension de sortie souhaitée pour le système d’alimentation CC (parent). Plusieurs chaînes peuvent ensuite être mises en parallèle pour augmenter la capacité, le temps de réserve ou fournir une redondance.

Dans une feuille de calcul, la navigation dans les données de batteries se fait en changeant d’onglet puis en se déplaçant parmi un grand nombre de colonnes. Il n’y a pas de structure arborescente permettant d’établir des relations entre les sites, les chaînes de batteries, les cellules et les données.

En tant que gestionnaire de puissance, vous souhaitez gérer au niveau de la cellule. Vous devez donc trouver un moyen dans Excel de créer et maintenir la hiérarchie parent/enfant à l’aide de fonctions spéciales, de tableaux croisés dynamiques et de feuilles multiples, ce qui vous oblige à dupliquer des informations et rend votre travail inefficace.

2. Aucun fichier attaché à vos actifs ou installations

Dans la gestion des actifs de batteries, de nombreux documents sont essentiels : bons d’achat, fiches techniques, tableaux de capacité, photos/vidéos de maintenance, résultats de tests, etc. On peut utiliser des hyperliens, mais ceux-ci se brisent facilement et sont frustrants à gérer. Avoir les données éparpillées complique l’accès rapide à l’information et augmente l’inefficacité.

3. Aucune intégration des données de maintenance préventive

Les fabricants de batteries ou les normes IEEE 450 et 1188 recommandent la maintenance préventive périodique, parfois mensuelle. Pour les compagnies électriques, la maintenance est obligatoire selon la norme NERC PRC-005.

Les données générées lors de cette maintenance ne peuvent être intégrées directement dans une feuille de calcul. Elles doivent être stockées ailleurs, ce qui entraîne une décentralisation nuisible à l’analyse et à la prise de décision (budget de remplacement, garantie, plan d’action, etc.). Ces données restent souvent inutilisées, alors qu’elles sont essentielles pour évaluer l’état de santé (SoH) des batteries.

4. Intégrité des données : les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs

Selon un article de Forbes, « près de 9 feuilles de calcul sur 10 (88 %) contiennent des erreurs », majoritairement humaines.

Dans une feuille de calcul, chaque cellule est indépendante. Même en appliquant un format, rien n’empêche d’y insérer une donnée incorrecte (ex. : une chaîne de texte dans une cellule date).

Un logiciel de gestion des actifs utilise une base de données, empêchant le mélange de types de données. Il applique des contrôles d’accès, garantit l’uniformité et permet à un seul utilisateur de modifier les données de manière centralisée et visible pour tous, améliorant ainsi l’intégrité et la cohérence des données.

5. Absence de processus d’approbation lors de la réconciliation d’inventaire

La maintenance préventive est idéale pour effectuer une « réconciliation d’inventaire », c’est-à-dire comparer l’inventaire physique avec les enregistrements.

Avec des feuilles de calcul, le partage et la mise à jour sont compliqués : gestion de versions multiples, modifications simultanées entraînant des erreurs, absence de piste d’audit pour savoir qui a fait quoi. Automatiser un processus d’approbation (accepté/rejeté) est presque impossible.

6. Absence d’historique des actifs de batteries

Les informations historiques sont essentielles pour les décisions de remplacement, les réclamations de garantie ou la conformité réglementaire (ex. : NERC PRC-005).

Une feuille de calcul est une « photo dans le temps », sans capacité d’historisation. Les données de maintenance (température, courant de flottement, tension de charge) ne peuvent être visualisées sur la durée. Les fabricants exigent ces données pour honorer une garantie. Les compagnies électriques doivent conserver ces données pour les audits, sous peine d’amendes.

7. Manque de fonctionnalités de gestion

Une feuille de calcul nécessite un administrateur dédié ou un accès ouvert, avec tous les risques associés : erreurs, perte de données, mauvaise saisie. Elle n’offre pas :

• de sécurité pour restreindre les accès selon les profils utilisateurs ;

• de journal de modifications (audit trail) ;

• d’intégration avec d’autres logiciels ;

• de calculs automatiques ;

• de capacité à gérer plus d’un million de lignes ;

• de collaboration multi-utilisateur en temps réel ;

• d’automatisation ni de notifications ;

• d’interface ergonomique.

8. Pas de connectivité avec les appareils intelligents

Aujourd’hui, les chargeurs de batteries, les systèmes DC et les dispositifs de surveillance sont connectés. Mais une feuille de calcul ne peut pas se connecter à ces équipements. Les données doivent être saisies manuellement, ce qui entraîne des erreurs.

Un bon logiciel de gestion d’actifs de batteries se connecte aux systèmes de surveillance, collecte les données journalières/mensuelles et les centralise dans une base de données, permettant la création de rapports personnalisés et de KPI.

9. Pas d’alertes ni de notifications

À moins d’avoir des compétences en programmation, Excel ne peut ni vous notifier d’un problème ni déclencher d’alerte. Or, une batterie défectueuse (capacité réduite, panne, temps de réserve insuffisant) peut passer inaperçue et provoquer une panne de service.

Conclusion

Que vous gériez un petit ou un vaste parc de batteries, vous aurez du mal à gérer toutes les données nécessaires. Trop de données, pas assez de temps. La meilleure approche est d’utiliser une plateforme intégrée qui centralise toutes les informations. Un logiciel de gestion des batteries doit s’interfacer avec les appareils intelligents modernes pour faciliter la collecte et l’analyse des données.

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